Datenschutzerklärung im Sinne der DS-GVO

Einführung

In der überwiegenden Mehrheit der Fälle, benötige ich von ihnen lediglich zwei personenbezogene Daten (außerhalb ihres Namens). Dies sind einerseits ihre E-Mail-Adresse, damit ich und sie kommunizieren können und ich ihnen die fertige Übersetzung liefern kann, und andererseits ihre Rechnungsanschrift. Ohne ihre Zustimmung werde ich ihre E-Mail-Adresse nie an Dritte weiterleiten. Ihre Rechnungsanschrift muss ich aus Gründen des Rechnungs- und Steuerwesens aufbewahren. Bezüglich der seltenen Vorkommnisse, wobei weitere sie als natürliche Person identifizierende Informationen (siehe Art. 4, 1 DS-GVO) im übersetzten Text vorhanden sind, versichere ich ihnen als Auftragsverarbeiterin, dass ich diese Daten keinem Dritten preisgeben werde. Solche Informationen werde ich nur so lange aufbewahren, bis der Geschäftsvorgang abgeschlossen ist. Nach Fertigstellung werde ich sämtliche mit ihrer Übersetzung zusammenhängende Elemente von meinem Datenträger löschen. Alle Dateien und Ordner befinden sich auf einem Datenträger. Meine Geräte sind vor unbefugtem Zugriff geschützt. Sie können mich gerne zu jeder Zeit fragen, welche Maßnahmen ich ergreife, um ihre personenbezogenen Daten zu schützen.

Aufbewahrung ihrer E-Mail-Adresse (und anderer Kontaktdaten, falls solche verwendet werden)

Ihre Kontaktdaten und unsere E-Mail-Nachrichten werde ich lokal in meiner E-Mail-Software für die Dauer von zwei Jahren aufbewahren, um mir einen Vergleich zu vorigen Aufträgen zu ermöglichen (Auftragsdatum, Beschreibung des Auftrags, Lieferdatum ihrer Übersetzung) und ich diese Informationen steuerlich nachweisen kann. Außer wenn sie mich darum bitten, werde ich ihre Kontaktdaten an keinen Dritten weitergeben.

Für mein Webhosting und meinen E-Mail-Server verwende ich einen Web-Hoster, mit dem ich eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DVV), zur Sicherstellung dass er sich an die DS-GVO hält, geschlossen habe.

Aufbewahrung sonstiger personenbezogener Daten, die sie als natürliche Person identifizieren

Ich werde ihren Text und dessen Übersetzung (und alle mit dem Auftrag zusammenhängende Elemente) von meinem Datenträger nach Abschluss des Geschäftsvorgangs löschen, es sei denn, dass sie mich bitten, diese Elemente für die Zukunft aufzubewahren. Ich werde ihre personenbezogenen Daten an keinen Dritten weitergeben. Ich speichere keine Daten in der Cloud.

Aufbewahrung der gestellten Rechnung. Ihre Rechnungsanschrift wird darauf gezeigt

Laut Gesetz bin ich für die Dauer von 10 Jahren dazu verpflichtet, alle Rechnungen auf Papier gedruckt und in Ordnern aufzubewahren. Zusätzlich speichere ich die Rechnungen als PDF-Dateien auf meinem Datenträger.

Außer ihrer Rechnungsanschrift stehen auf der Rechnung, das Datum des Auftrags (an dem sie mich mit der Übersetzung beauftragt haben), das Lieferdatum (das Datum, an dem ich ihnen die Übersetzung zurückgeschickt habe), eine kurze Beschreibung des Auftrags (in der Regel der Dateiname) sowie die Sprachrichtung (z.B., deutsch ins Englische).

Mein Steuerberater ist die einzige Person außer mir, die ihre Rechnungen sieht. Steuerberater unterliegen Regelungen des Berufsgeheimnisses, somit bleibt ihre Rechnungsanschrift vertraulich. Darüber hinaus hat nur das Finanzamt das Recht, die Rechnungen zwecks Prüfung einzusehen.

Was passiert, nachdem sie ihre Rechnung beglichen haben

Nachdem sie ihre Rechnung beglichen habe werde ich die Aufzeichnung darüber zehn Jahre aufbewahren, so verlangt es das Steuerrecht. Dabei speichere ich, als personenbezogenes Datum den Namen der/des Überweisenden, zusätzlich zu den nicht personenbezogen Daten wie zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum, Summen. Keine weiteren Angaben sind in dieser Aufzeichnung nötig.

Sie können mich gerne zu jeder Zeit fragen, wie ich mit ihren personenbezogenen Daten umgehe

Gemäß Artikeln 15 – 18 DS-GVO, können sie zu jeder Zeit gerne den Zugang, die Änderung, die Löschung* oder die Einschränkung* jeder Form von personenbezogenen Daten verlangen, die ich aktuell über sie aufbewahren könnte.

*Es gilt eine Ausnahme: ihre Rechnungsanschrift. Sehen sie hierzu den oberen Absatz, Was passiert, nachdem sie ihre Rechnung beglichen haben

Alexandra Cox, 25. Mai 2018